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Bei der Tognum AG ist seit 2001 ein nach GDPdU zertifiziertes Archivsystem(OpenText) über die Standard SAP ArchiveLink-Schnittstelle an diverse SAP Systeme verschiedenster Ausprägung (ECC, HCM, PLM) angeschlossen.
Es werden Drucklisten, eingehende Dokumente, ausgehende Dokumente und SAP Belege älter als 2 oder 3 Jahre archiviert, sofern entweder ein gesetzlicher Bedarf besteht, oder die Tognum AG selbst die weitere Einsicht in die Daten wünscht.
Um den problemlosen Betrieb des OpenText Archivierungssystems im Bereich SAP Datenarchivierung gewährleisten zu können wurden folgende Leistungen bei Tognum AG erbracht.
- Vorstellung des Archivierungsprozesses in den Fachabteilungen
- Festlegung der für Tognum relevanten Archivierungsobjekte und Dokumentation der betroffenen Tabellen
- Ermitteln der zu archivierenden Daten in Absprache mit den Anforderungen der Fachabteilungen
- Customizing aller Archivierungsobjekte, die bei Tognum verwendet werden unter Berücksichtigung der von den Fachabteilungen ermittelten Laufzeiten und Archivierungsbedingungen
- Starten und administrieren von Archivierungsläufen
- Endablage auf dem Archivserver, so dass die Daten gemäß den Richtlinien der GDPdU aufgehoben werden und einsehbar sind
- Zugriff auf archivierte Daten mit Hilfe von Standard Transaktionen, dem „Dokument Relationship Browsers“ oder dem „Archiv Information System“
- Anpassung des Archivinformationssystem an die bei Tognum notwendigen Analysekriterien
- Aufsetzen eines Archivierungsprojektes für die SAP Systeme, die bisher noch nicht archiviert werden, aber auf Grund ihres Datenvolumens relevant für die Archivierung sind
- Entwicklung eigener ADK Anwendungen für Kundeneigene Tabellen, falls diese ein Datenvolumen erreichen, dass sie archivierungsrelevant macht
- Entwicklung kundenspezifischer sequentieller sowie indexbasierter Leseprogramme Zugriff auf einzelne Belege im Archivinformationssystem
- Anlegen kundenspezifische Feldkataloge im Archivinformationssystem gemäß den Anforderungen der Fachabteilungen
- Verwendung der betriebswirtschaftlichen Sichten im Archivinformationssystem
- Einstellung der Anzeige abgelegter Originaldokumente im Archivinformationssystem
- Einbau relevanter SAP Hinweise
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