Managed Services OpenText Archivierungssystem im Bereich SAP ArchiveLink

Bei der Rolls-Royce Power Systems AG ist seit 2001 ein nach GDPdU zertifiziertes Archivsystem(OpenText) über die Standard SAP ArchiveLink-Schnittstelle an diverse SAP Systeme verschiedenster Ausprägung (ECC, HCM, PLM) angeschlossen.

Es werden Drucklisten, eingehende Dokumente, ausgehende Dokumente und SAP Belege älter als 2 oder 3 Jahre archiviert, sofern entweder ein gesetzlicher Bedarf besteht, oder die Rolls-Royce Power Systems AG selbst die weitere Einsicht in die Daten wünscht.

Im Rahmen eines Managed Services Vertrages gewährleistet die Mario Kiedl GmbH den problemlosen Betrieb des OpenText Archivierungssystems im Bereich der SAP ArchiveLink Basis Technologie. Folgende Leistungen sind dabei Bestandteil des Managed Services Vertrages.

Administration OpenText Archive-Server

• Erstellung logischer Archive, Medienpools
• Überwachung, Erweiterung „Disk-Buffer“
• Handhabung optischer Medien, Medienmigration
• Verwaltung periodischer Jobs
• Problemüberwachung, Backupkonzepte
• Kommunikationsschnittstellen und -protokolle
• HTTP-Sicherheit konfigurieren
• Verfolgung abgelegter Dokumente
• Problemuntersuchung und –prävention
• Server-Startup und Shutdown
• Administrationsaufgaben mittels Scripting-Techniken automatisieren
• Sicherheit und Verweildauern konfigurieren

Adminstration SAP ArchiveLink

• Installation SAP ArchiveLink Addon bei Anbindung neuer SAP-Systeme an das OpenText Archivsystem
• Drucklistenarchivierung
• Archivierung von Eingangsdokumenten
• Archivierung ausgehender Dokumente
• Archivierung von Office-Dokumenten mit Livelink ECM - Imaging
• Archivierung und Anzeige beliebiger Dateiformate
• Anbindung externer Clients über die Protokollpflege

OpenText Imaging Clients (Archive Viewer, Enterprise Scan)

• Client-Installation Enterprise Scan
• Softwareverteilung mittels bei MTU im Einsatz befindlicher Softwareverteilungssoftware Frontrange
• Server-Installation Archive Viewer
• Client-Konfiguration: Struktur, wichtige Einstellungen, zentrale Verwaltung
• Anschlussmöglichkeiten für Scanner
• Analyse, Testinstallation neuer Scanner um den Betrieb der verwendeten OpenText Scansoftware zu gewährleisten
• Konfiguration - Überwachung – Statistik der OpenText Imaging Clients

OpenText DocuLink (SAP Addon)

• Installation DocuLink SAP Addon bei Anbindung neuer SAP-Systeme an das OpenText Archivsystem
• Customizing von DocuLink
• Retrieval in DocuLink
• Administration von DocuLink
• Berechtigungskonzept von DocuLink
• Dokument Management: Versionierung, Check in / Check out, Statusmanagement, Content Management Modell

OpenText COLD - Batch-Import und Archiving von Host Daten nach SAP

• COLD Customizing für IXOS-eCONtext for SAP/Applications
• ParserLib-Konfiguration
• Erstellung Übergabeverzeichnisse, Konfigurationsverzeichnisse
• Aufbau von Indexdateien zur Suche im OpenText DocuLink
• COLD-Konfiguration für Beleg- und Drucklisten: Drucklistenübernahme, Beleglistenübernahme, Beleglistenübernahme mit Formularhinterlegung

SAP Datenarchivierung (Archive Development Kit)

• Vorstellung des Archivierungsprozesses in den Fachabteilungen
• Festlegung der für Tognum relevanten Archivierungsobjekte und Dokumentation der betroffenen Tabellen
• Ermitteln der zu archivierenden Daten in Absprache mit den Anforderungen der Fachabteilungen
• Customizing aller Archivierungsobjekte, die bei Tognum verwendet werden unter Berücksichtigung der von den Fachabteilungen ermittelten Laufzeiten und Archivierungsbedingungen
• Starten und administrieren von Archivierungsläufen
• Endablage auf dem Archivserver, so dass die Daten gemäß den Richtlinien der GDPdU aufgehoben werden und einsehbar sind
• Zugriff auf archivierte Daten mit Hilfe von Standard Transaktionen, dem „Dokument Relationship Browsers“ oder dem „Archiv Information System“
• Anpassung des Archivinformationssystems an die bei Tognum notwendigen Analysekriterien
• Aufsetzen eines Archivierungsprojektes für die SAP Systeme, die bisher noch nicht archiviert werden, aber auf Grund ihres Datenvolumens relevant für die Archivierung sind
• Entwicklung eigener ADK Anwendungen für Kundeneigene Tabellen, falls diese ein Datenvolumen erreichen, dass sie archivierungsrelevant macht
• Entwicklung kundenspezifischer sequentieller sowie indexbasierter Leseprogramme Zugriff auf einzelne Belege im Archivinformationssystem
• Anlegen kundenspezifische Feldkataloge im Archivinformationssystem gemäß den Anforderungen der Fachabteilungen
• Verwendung der betriebswirtschaftlichen Sichten im Archivinformationssystem
• Einstellung der Anzeige abgelegter Originaldokumente im Archivinformationssystem
• Einbau relevanter SAP Hinweise